2009年05月17日

書類整理をしてみた

連休中は来客がないので、溜まっていた仕事をこなしまくりましたが、ついでに懸案の書類や資料の整理をしました。
これまで山根式袋ファイルをずっと使ってきましたが、少し前から野口式、そしてハイブリッド版の刑部式WI方式というのを知り、そのうちやってみようと思ってました。

山根式についてはこの辺でググってください。

山根式はジャンルや時系列ににとらわれず、全ての資料を角2封筒をカットした袋に入れ、50音順に並べるというわかりやすいものです。
超整理術とか、超なんとか術の著書で有名な東大の野口悠紀雄先生の袋ファイル整理術は同じような袋を時系列だけで並べ、古いファイルは押し出されて捨ててしまうというものです。
この二つは一長一短ということで、いろんな人が工夫を重ねてきていて、私も試行錯誤していました。
そんなところで出会ったのが、WI式ファイル整理法でした。

今回導入したのは、WI式の袋ファイルを机の上は野口式で使った順に並べ、終わった仕事はキャビネットに山根式で整理するというようなものです。

システムの使い方などは下記の本を読んでいただくとして、今回はそのファイル整理術のツールとなる「袋ファイル」を作り方を・・・。

まず、角2サイズの封筒を用意。
角2サイズはA4が入る大きさで、よく使われているもので、使用済みのものでも十分です。
会社にもあるし、捨ててしまうものをもらってきてもいいし、買ってもそんなに高くありませんが・・・。



これはつっくんの事務所から来た封筒です
これを指定サイズにカット。
別に切らなくてもいいんだけど、あとで整理する都合でA4サイズの高さにしておきます。



約30センチなので、郵便番号の枠の下辺りで切るとちょうどいいです。

そして、袋ファイル法のキモである、インデックス用の枠を作るわけですが、私の試している方法を3つご紹介します。

まず、プリンターを使用するやり方。



エクセルで作ったインデックス用枠線と、ついでにメモ書き用の罫線を封筒にプリントします。
この方法は封筒が新しいと簡単ですが、使用済みのものは紙詰まりしやすいのでご注意。

これはWI式の刑部先生の本にあったやり方です。
先生はコピー機でと書かれていますが、うちのは紙詰まりしやすいので、引退していたインクジェットプリンターに再登場して活躍してもらいました。

お次はシール式、フリーカットのラベルシールに枠線をプリントし、短冊状にカットしたものを封筒に貼ります。



ペタリと貼れば完成!



主にこれまで使っていた袋ファイルのインデックスを書き換える場合に使っています。
濃い色の封筒や、インデックスを書き損じたときの修正などにも重宝です。

そして最後はゴム印式
刑部先生の本にも紹介されていますが、インターネットはんこショップで1200円ほどで作れました




写りが悪いので見にくいと思いますが、きれいに枠ができあがります。
使用済み封筒などはこのやり方がいいですね。

ついでに、以前やっていたテンプレート式。



山根氏の「スーパー書斎の仕事術」に紹介されていた方法で、厚紙に枠の切込みを入れたテンプレートを自作、ペンでなぞって書いていました。
かなりめんどくさかったです。

そんなわけで、袋ファイル作りは楽しくはかどり、机周りもすっきり、書類の紛失もほぼなくなり?ました。
もうひとつの利点は、出先からあの書類見てくれる?とか、FAXで送ってくれというときに、書類を探してもらうのが非常にわかりやすくなったことです。

仕事中の書類は机の本立てへ時系列で。

 

完了した資料はキャビネットへ50音順に整理します。




こんな感じで机の上の書類が雪崩をおこす事態が一気に解決!

お客さんのところへ打ち合わせに行くときも封筒をそのままカバンに入れていけばほぼ完璧!

また、仕事柄過去の事例を参考にすることが多いので、資料が探しやすく、とにかく仕事がやりやすくなりました。
何をどこにおいたか覚えていなくてもいいという安心感!
そろそろ記憶容量が危なくなってきたので、これは大きいですよ~(笑)

ご興味のある方は下記の本をご参考に。
これまでいろんな整理術、ファイル術の本を読みましたが、イチオシおすすめです。

公式サイトもご参考にどうぞ









Posted by 万城目 淳 at 19:18│Comments(4)
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 今回の著書では、パソコン内でのデジタル整理法を重点的に述べました。アナログ紙資料でのWインデックスの理念を、パソコン内フォルダ整理にも応用しているのがミソです。メインと...
「人生を変える情報整理術」〜刑部式W整理法〜毎日新聞社から出版! これを記念して、WI式ファイル原図のダウンロード・サービスをCOBS ONLINEより開始しました!【魔法の整理術! WI式ファイル法・公式サイト】at 2009年05月18日 22:13
この記事へのコメント
万城目さんへ

WI式著書の刑部です。
写真入りでWI式ファイル法を紹介して下さり、
ありがとうございます。

WI式を完璧にマスターされていますね。
しかも、プリント式とスタンプ式をものにしている超ベテラン!
うれしいです。

ところで、この春に出版した最新作の
「人生を変える情報整理術」もぜひ読んでみて下さい。
WI式をパソコン内のフォルダ整理法へ応用しています。

では、また。
Posted by 刑部恒男 at 2009年05月18日 22:07
私の事務所からの封筒の再利用ありがとう!
うれしいでござる。(なぜかサル語)
Posted by つっくん at 2009年05月19日 09:21
>刑部先生

わざわざお越しいただきありがとうございました。 すでにパソコン版も挑戦中です(笑)ので、そのうち紹介したいと思います。

>つっくん

いつもお世話になっております。
つっくんの封筒には指導のときの資料を入れています。
色が目立つので、わかりやすくて便利です。
Posted by 万城目 淳万城目 淳 at 2009年05月20日 19:52
すごっ!!

自分の場合、あまり資料は必要としないのですが、こういうのは大好きなので
早速本を購入してみたいと思います。
Posted by ug at 2009年05月28日 22:29
 
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